Datenschutzhinweise Recruiting-Dienstleistung 2018-08-27T12:03:04+00:00

Datenschutzhinweise hinsichtlich unserer Recruiting-Dienstleistungen

BrainGain Consulting (nachfolgend kurz „wir“ genannt) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen
Daten (nachfolgend auch kurz „Daten“ genannt) sehr ernst. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen
möchten wir Sie daher über die Art und Weise sowie den Umfang der Datenverarbeitung (Erhebung,
Verarbeitung und Nutzung) im Rahmen der von uns angebotenen Recruiting-Dienstleistungen
informieren.

Um Sie dabei verständlich über unseren Umgang mit Ihren Daten aufzuklären, haben wir zunächst
eine Zusammenfassung der wesentlichen Informationen für Sie aufbereitet, mit der Sie sich einen
Überblick verschaffen können. Wünschen Sie detaillierte Informationen, finden Sie diese weiter unten
in den weitergehenden Datenschutzhinweisen und den dort etwaig verlinkten Dokumenten.
Unmittelbar verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen unserer Personaldienstleistungen
und Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

BrainGain Consulting GmbH
Kai Moltzen (Geschäftsführer)
Heinrich-Heine-Allee 1
40213 Düsseldorf
Tel.: +49 211 – 566 805 – 0
Fax: +49 211 – 566 805 – 10
info@braingain.de
www.braingain.de

Datenschutzbeauftragter
René Rautenberg GmbH
Radlkoferstr. 2
81373 München
Tel.: +49 89 – 552 94 870
Fragen an: datenschutz@braingain.de

Verarbeiten wir Daten im Zuge einer konkreten Suche für ein Unternehmen, so ist auch dieses
Unternehmen im Rahmen der konkreten Suche Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO. In diesem Fall
fungieren wir als Anlaufstelle für sämtliche datenschutzrechtlichen Fragen, solange die gemeinsame
Verantwortlichkeit im Rahmen der konkreten Suche besteht. Die Kontaktdaten des jeweiligen
Unternehmens stellen wir als Bestandteil der Datenschutzhinweise den innerhalb dieser Suche
potentiellen und kontaktierten Kandidaten ebenfalls zur Verfügung.

Bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz wenden Sie sich am besten direkt an unseren
Datenschutzbeauftragten.

1. Wesentliche Gestaltung des für unsere Kunden durchgeführten Suchprozesses

Im Rahmen unserer Recruiting-Dienstleistungen werden wir von Unternehmen mit der Suche nach
Kandidaten für die Besetzung von Vakanzen beauftragt. Hierfür legen wir gemeinsam mit den
Unternehmen die Kriterien fest, die potentielle Kandidaten erfüllen sollten, um grundsätzlich als für
eine konkrete Position geeignet zu erscheinen. Darüber hinaus kommen wir überein, dass wir die im
Rahmen der Suche gewonnenen Kontakte auch im Rahmen anderer Suchen nutzen können.
Wir übernehmen hinsichtlich des folgenden Suchprozesses sämtliche Tätigkeiten bis zur Präsentation
eines für eine zu besetzende Vakanz als geeignet erscheinenden Kandidaten. Dies umfasst
insbesondere die Kommunikation mit möglichen Kandidaten. Die abschließende Präsentation erfolgt
durch das mit Zustimmung des jeweiligen Kandidaten erfolgende Überlassen einer schriftlichen
Übersicht insbesondere über den Werdegang und die Kontaktdaten des Kandidaten an das suchende
Unternehmen. Mit dieser Überlassung endet unsere Verantwortlichkeit, und unsere Rolle beschränkt
sich im Folgenden auf rein koordinative Tätigkeiten.

2. Welche Daten erheben wir und was geschieht mit Ihren Daten?

2.1. Daten, die wir im Vorfeld einer Kontaktaufnahme im Rahmen einer konkreten Suche
verarbeiten

Um Sie möglichst zielgerichtet ansprechen zu können, nutzen wir im Vorfeld einer Kontaktaufnahme
öffentlich zugängliche berufliche Social-Media-Netzwerke und deren öffentlich zugänglichen Einträge,
Internet-Recherchen über öffentlich zugängliche Webseiten oder unser persönliches Kontakt-
Netzwerk.

Wenn eine von uns betreute Vakanz grundsätzlich für Sie interessant sein könnte, speichern wir Ihren
Namen, das Unternehmen, für das Sie tätig sind sowie Ihre aktuelle Tätigkeit für die erste
Kontaktaufnahme. Soweit – insbesondere in beruflichen Social-Media-Netzwerken – von Ihnen
angegeben und für unsere Personaldienstleistungen relevant, übernehmen wir auch weitere Angaben
zu Ihrem beruflichen Werdegang (insbesondere frühere Tätigkeiten und Arbeitgeber), zu Ihrem
Ausbildungshintergrund und zu Ihren weiteren Kompetenzen wie etwa Sprachkenntnisse. Diese Daten
hinterlegen wir in unserer Datenbank, um sie im Rahmen des konkreten Suchauftrages für die
persönliche Ansprache sowie für künftige Suchaufträge zu nutzen.
Diese Verarbeitungen beruhen auf unserem Interesse an der Durchführung unserer
unternehmerischen Personaldienstleistungen sowie dem Interesse des jeweils suchenden
Unternehmens an der Gewinnung qualifizierter Mitarbeiter und beruhen somit auf Art. 6 Abs. 1 S. 1
Buchstabe f) DS-GVO.

2.2. Daten, die wir verarbeiten, wenn wir sie persönlich kontaktieren und / oder ein persönliches Gespräch führen

Kontaktieren wir Sie im Rahmen einer Suche telefonisch oder führen wir ein persönliches Gespräch,
so werden wir uns mit Ihnen über Ihren beruflichen Hintergrund und Ihre angestrebten beruflichen
Perspektiven austauschen. Hierbei verarbeiten wir Daten zu Ihrem bisherigen beruflichen Werdegang
(aktuelle und frühere Tätigkeiten und Arbeitgeber), zu Ihrem Ausbildungshintergrund, zu Ihren
weiteren Kompetenzen wie insbesondere Sprachkenntnisse, ggf. Ihre Angaben zu Einkommen und
Gehaltsvorstellungen sowie zu Karriere-Vorstellungen. Diese Daten hinterlegen wir in unserer
Datenbank, um sie im Rahmen der konkreten Suche sowie für künftige Suchen zu nutzen. Die
Verarbeitung dieser Daten erfolgt mit Ihrer Einwilligung beruht somit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1
Buchstabe a) DS-GVO.

2.3. Daten, die wir verarbeiten, wenn Sie uns Ihren Lebenslauf und Zeugnisse zusenden

Wenn Sie uns Ihren Lebenslauf in schriftlicher Form sowie Zeugnisse zur Verfügung stellen, so
werden diese Dokumente und somit die darin enthaltenen Daten auf unserem E-Mail-Server sowie in
unserer Datenbank gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt mit Ihrer Einwilligung und
beruht somit auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a) DS-GVO.

2.4. Daten, die wir verarbeiten, wenn sie uns proaktiv kontaktieren

Wenn Sie uns proaktiv kontaktieren, etwa über die auf der Internetseite angebotenen
Kontaktmöglichkeiten, um Sie für bei der Besetzung aktuell und zukünftig von uns betreuter Vakanzen
zu berücksichtigen, verarbeiten die Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen und die für die Aufnahme in
aktuelle und zukünftige Prozesse erforderlich sind. Dies sind etwa Ihre Anrede, Ihr (akademischer)
Titel, Ihr Name, Ihre (Mobil-)Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse sowie sonstige Angaben, die Sie
freiwillig machen, insbesondere Daten, die in einem uns zugesandten Lebenslauf enthalten sind.
Diese Daten verwenden wir zur Abwicklung Ihres Vermittlungsauftrages. Die Verarbeitung Ihrer Daten
erfolgt insoweit auf Ihrer Anfrage und beruht auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO.

3. Wie gehen wir mit Ihren Daten um?

Bei der Datenverarbeitung ist es unser Ziel, im Rahmen des jeweiligen Nutzungszweckes stets ein
möglichst hohes Sicherheitsniveau zu erreichen. Obwohl ein absoluter Schutz nicht garantiert werden
kann, haben wir daher Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten zu schützen.

4. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten für den Zeitraum, der zur Erreichung der
angegebenen Zwecke (siehe Ziff. 2) erforderlich ist.
Nach Erledigung der Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten an uns übermittelt worden
sind, oder wenn Sie wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, werden wir
diese Daten löschen, es sei denn wir sind zu deren Aufbewahrung gesetzlich berechtigt (etwa zu
Beweiszwecken im Rahmen der Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses) oder verpflichtet (etwa
aus steuerlichen Gründen). Diese Speicherdauer kann länger sein, als dies für den ursprünglichen
Verwendungszweck (Regel-Speicherdauer) erforderlich war. Im Falle der Aufbewahrung von

Abrechnungsbelegen z.B. sind wir zur Speicherung über einen Zeitraum von 10 Jahren verpflichtet
(§ 147 Abs. 3 der Abgabenordnung).
Ist der ursprüngliche Verwendungszweck erreicht oder entfallen, werden wir die personenbezogenen
Daten nicht für eine weitere Verarbeitung nutzen. Mit Wegfall der Berechtigung bzw. Ablauf der
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten löschen wir die Daten sodann endgültig.

5. Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung oder wenn dies gesetzlich
erlaubt ist.

6. Welche Rechte haben Sie?

Bezüglich der Nutzung Ihrer Daten haben Sie die nachfolgend genannten Rechte. Diese Rechte
können Sie gegenüber uns als den Verantwortlichen geltend machen. Gerne können Sie sich hierfür
direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

6.1. Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person
gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten. Ferner haben
Sie das Recht auf Auskunft über folgende Informationen:

  • die Verarbeitungszwecke
  • die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
  • die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die
    personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden,
    insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen
  • falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert
    werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden
    personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den
    Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
  • wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden:
    Alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß
    Artikel 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO

Ferner steht Ihnen ein Auskunftsrecht darüber zu, ob personenbezogene Daten an ein Drittland oder
an eine internationale Organisation übermittelt wurden. Sofern dies der Fall ist, steht Ihnen im Übrigen
das Recht zu, Auskunft über die geeigneten Garantien im Zusammenhang mit der Übermittlung zu
erhalten.
Möchten Sie dieses Auskunftsrecht in Anspruch nehmen, können Sie sich hierzu jederzeit an unseren
Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden.
Ihr Auskunftsrecht beruht im Wesentlichen auf Art. 15 DS-GVO.

6.2. Recht auf Berichtigung falscher und Ergänzung unvollständiger Daten

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener
Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der
Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer
ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
Möchten Sie dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, können Sie sich hierzu jederzeit an
unseren Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden.
Ihr Recht auf Berichtigung falscher und Ergänzung unvollständiger Daten beruht auf Art. 16 DS-GVO.

6.3. Recht auf Datenlöschung (Recht auf Vergessen werden)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten
unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung
nicht erforderlich ist:

  • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige
    Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1
    Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO stützte, und es fehlt an
    einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es
    liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen
    gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Wir sind zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem
    Recht der Mitgliedstaaten verpflichtet, Ihrer personenbezogenen Daten zu löschen.
  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der
    Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

Sofern einer der oben genannten Gründe zutrifft und Sie die Löschung von personenbezogenen
Daten, die bei uns gespeichert sind, veranlassen möchten, können Sie sich hierzu jederzeit an
unseren Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden. Unser
Datenschutzbeauftragte oder unser Mitarbeiter wird veranlassen, dass dem Löschverlangen
unverzüglich nachgekommen wird.
Ihr Recht auf Datenlöschung beruht auf Art. 17 DS-GVO.

6.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der
folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine
    Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen
    Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der
    personenbezogenen Daten.
  • Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger,
    Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
    Rechtsansprüchen.
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt
    und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Gründe unseres Unternehmens
    gegenüber Ihren Rechten überwiegen.

Sofern eine der oben genannten Voraussetzungen gegeben ist und Sie die Einschränkung von
personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind, verlangen möchten, können Sie sich hierzu
jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden. Unser
Datenschutzbeauftragte oder ein anderer Mitarbeiter wird die Einschränkung der Verarbeitung
veranlassen.
Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beruht auf Art. 18 DS-GVO.

6.5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns durch Sie
bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Dies beinhaltet und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne
Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern (i) die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6
Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO beruht und (ii) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche uns übertragen wurde.
Ferner haben Sie bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit das Recht, zu erwirken,
dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen
Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die
Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (Art. 20 Abs. 1 DS-GVO), soweit
Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden.
Ihr diesbezügliches Recht auf Datenübertragbarkeit beruht auf Art. 20 DS-GVO.

6.6. Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen
die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1
Buchstabe f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir
können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen,
Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch können Sie sich direkt an unseren
Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden. Ihnen steht es ferner frei,
im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft, ungeachtet der
Richtlinie 2002/58/EG, Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen
technische Spezifikationen verwendet werden.
Ihr Widerspruchsrecht beruht auf Art. 21 DS-GVO.

6.7. Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sie haben das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit ganz
oder teilweise zu widerrufen.
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Möchten Sie Ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, können Sie sich hierzu
jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten oder einen anderen unserer Mitarbeiter wenden. Die
Kontaktdaten finden Sie oberhalb dieser Datenschutzhinweise, unmittelbar vor der
Zusammenfassung.
Ihr Recht auf Widerruf einer erteilten, datenschutzrechtlichen Einwilligung beruht auf Art. 7 Abs. 3 DS-
GVO.

6.8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen. Dieses Recht beruht
auf Art. 56 Abs. 2 DS-GVO.

7. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die Nutzung erhobener Daten unterliegt immer der Datenschutzerklärung, die zu dem Zeitpunkt
aktuell ist, zu dem die Daten erhoben werden.
Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an eine geänderte Sach- und
Rechtslage anzupassen. In diesem Falle veröffentlichen wir die jeweils neue und sodann aktuelle
Fassung dieser Datenschutzerklärung auf unserer Internetseite. Zu gegebenem Anlass werden wir auf
etwaige Änderungen dieser Datenschutzerklärung an geeigneter Stelle hinweisen. Dies gilt
insbesondere dann, wenn wir beabsichtigen, bereits erhobene Daten abweichend von der
ursprünglichen Zwecksetzung zu nutzen.

Beruht die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, so nutzen wir ungeachtet
einer zwischenzeitlichen Änderung dieser Datenschutzerklärung Ihre Daten stets nur in dem Umfang,
in den Sie eingewilligt haben. Gegebenenfalls werden wir Sie in diesem Fall um eine erneute
Einwilligung entsprechend einer beabsichtigten Änderung der Datennutzung bitten.